Comment l'intégration d'iScala et de BigCommerce permet de réduire les coûts de traitement des commandes

Lorsque iScala et BigCommerce sont connectés via une couche d'intégration en temps réel, les commandes passées par les acheteurs B2B sont directement transférées vers iScala sans saisie manuelle. Cela permet d'éliminer le coût de traitement par commande, qui représente généralement entre 15 et 40 dollars en temps de travail par transaction, et supprime les tâches de correction d'erreurs, de vérification du statut et de rapprochement qui s'accumulent lorsque les commandes sont ressaisies manuellement.

Si votre équipe utilise iScala comme ERP et continue de traiter les commandes par e-mail, via des pièces jointes au format PDF ou par téléphone, vous savez déjà où passe tout ce temps. Quelqu’un lit la commande, la saisit dans iScala, vérifie les prix par rapport à un devis, confirme la disponibilité des stocks, puis répond à l’inévitable appel « Où en est ma commande ? » quelques jours plus tard. Chacune de ces étapes a un coût, et aucune d’entre elles ne s’adapte bien à la croissance.

Cet article explique en détail comment une intégration iScala + BigCommerce permet de réduire ces coûts, ce que cette intégration permet (ou non) de résoudre concrètement, et comment déterminer si le calcul est rentable pour votre activité. Nous développons ces intégrations pour des fabricants, des distributeurs et des grossistes ; les exemples présentés ici s'inspirent donc de cas concrets et non de la théorie.

Pourquoi le traitement manuel des commandes coûte-t-il si cher dans les environnements iScala ?

Le traitement manuel des commandes dans un environnement iScala ne représente généralement pas un coût important en soi. Il s'agit plutôt de dizaines de petits coûts, qui se répètent des milliers de fois par an et se cachent dans les budgets consacrés à la paie et au service client.

Voici à quoi ressemble généralement le processus. Un acheteur envoie un bon de commande par e-mail ou sous forme de PDF. Un membre du personnel l’ouvre, l’interprète et ressaisit chaque ligne dans iScala. Il vérifie les tarifs contractuels du client, confirme la disponibilité en stock et enregistre la commande. Si quelque chose semble anormal, il envoie un e-mail à l’acheteur pour obtenir des précisions, ce qui ajoute un ou deux jours au processus. Multipliez cela par des centaines de commandes par semaine et le coût de la main-d’œuvre devient considérable.

Le problème s'aggrave à mesure que le volume augmente. Une équipe capable de traiter sans difficulté 50 commandes par jour commence à commettre des erreurs dès qu'elle en traite 150. Ces erreurs (quantités erronées, prix incorrects, adresses de livraison erronées) entraînent des coûts en aval liés aux retours, aux avoirs et à la perte de confiance.

4 points sur lesquels le traitement manuel engendre des coûts dans les opérations iScala

1. Saisie manuelle des commandes à partir d'e-mails ou de fichiers PDF. Le personnel saisit manuellement chaque ligne de commande dans iScala. Une commande de 20 lignes peut prendre entre 10 et 15 minutes, et les erreurs de saisie sont fréquentes lorsque le volume de travail est important.
2. Résolution des écarts de prix entre le système ERP et les devis. Lorsqu'un acheteur fait référence à un prix indiqué dans un devis qui ne correspond pas à celui affiché par iScala, quelqu'un doit mener une enquête, vérifier et procéder à un ajustement. Cela bloque la commande et mobilise le personnel commercial.
3. Gérer les appels concernant le statut des commandes qui pourraient faire l'objet d'une recherche autonome. Les appels du type « Ma commande a-t-elle été expédiée ? » mobilisent le service client pour fournir des informations que l'acheteur pourrait vérifier lui-même si celles-ci étaient disponibles en ligne.
4. Corriger les erreurs de saisie avant l'exécution de la commande. Pour repérer une erreur de saisie concernant la quantité ou la référence avant l'expédition, il faut un deuxième regard. Si l'erreur n'est détectée qu'après l'expédition, cela entraîne des coûts bien plus élevés en termes de retours et de réexpéditions.

Que permet concrètement une véritable intégration entre iScala et BigCommerce ?

Une véritable intégration relie BigCommerce et iScala via une couche intermédiaire qui transfère des données spécifiques dans des directions précises selon un calendrier défini. Il ne s'agit pas d'une solution miracle, mais d'un ensemble de flux de données contrôlés qui éliminent les transferts manuels entre votre boutique en ligne et votre ERP.

Voici comment les données circulent et où elles sont transmises. Les données relatives aux commandes sont transférées de BigCommerce vers iScala, généralement en temps réel ou quasi-temps réel ; ainsi, une commande passée est automatiquement convertie en commande client dans iScala sans qu’aucune saisie manuelle ne soit nécessaire. Les niveaux de stock sont transmis d’iScala vers BigCommerce, ce qui permet aux acheteurs de voir les disponibilités exactes. Les tarifs spécifiques à chaque client sont transmis d’iScala vers BigCommerce, de sorte que chaque acheteur connecté voit les tarifs contractuels qui lui sont applicables, et non le prix catalogue. Le statut des commandes est renvoyé d’iScala vers BigCommerce, ce qui permet aux acheteurs de suivre l’exécution de leur commande sans avoir à appeler.

Passons maintenant aux choses sérieuses. L’intégration ne corrige pas les données ERP erronées. Si vos grilles tarifaires iScala sont incorrectes, l’intégration affichera fidèlement ces prix erronés à vos clients, plus rapidement que jamais. Elle ne remplace pas non plus votre équipe du service client. Elle élimine les tâches transactionnelles répétitives afin que cette équipe puisse se concentrer sur les exceptions et les relations clients. Et elle ne remédie pas à un processus interne défaillant. Si votre flux de traitement des commandes est chaotique aujourd’hui, vous devez corriger ce processus avant de l’automatiser.

5 changements opérationnels qui interviennent après la mise en service de l'intégration entre iScala et BigCommerce

1. Les commandes ne sont plus saisies manuellement. Les acheteurs passent eux-mêmes leurs commandes via BigCommerce, et celles-ci sont automatiquement transférées vers iScala sous forme de commandes client.
2. Les litiges liés aux prix diminuent considérablement. Comme les acheteurs voient les prix figurant dans leur propre contrat s'afficher directement depuis iScala, les désaccords entre devis et facture disparaissent en grande partie.
3. La visibilité sur les stocks est désormais assurée pour l'acheteur. Les niveaux de stock sont synchronisés depuis iScala, ce qui permet aux acheteurs de connaître les disponibilités avant de passer commande, réduisant ainsi les mauvaises surprises liées aux commandes en attente.
4. Le nombre d'appels concernant le statut des commandes diminue. Les informations sur le statut des commandes sont transmises à la boutique en ligne, ce qui permet aux acheteurs de suivre l'avancement de leur commande en ligne plutôt que d'appeler.
5. Le personnel passe de la saisie de données au traitement des cas exceptionnels. L'équipe cesse de traiter les commandes courantes et se consacre désormais à la gestion des commandes atypiques qui nécessitent véritablement une intervention humaine.

Où se concrétise réellement cette réduction des coûts ?

Ces économies se traduisent par des postes budgétaires précis et mesurables. Il ne s'agit pas de « gains d'efficacité » abstraits, mais bien d'heures qui sont supprimées des budgets réels.

Voyons cela en chiffres. Prenons l’exemple d’un distributeur traitant 500 commandes par semaine, avec en moyenne 12 minutes de traitement manuel par commande. Cela représente 100 heures de travail consacrées à la saisie des commandes chaque semaine, soit environ 5 200 heures par an. Avec un coût de main-d’œuvre total de 30 dollars de l’heure, ce seul poste de dépense s’élève à environ 156 000 dollars par an. En éliminant la majeure partie de ce traitement manuel, les économies réalisées sont bien réelles, et non pas théoriques.

Cette réduction des coûts se manifeste à cinq niveaux :

• Temps de travail consacré à la saisie des commandes. L'économie la plus importante et la plus directe. Les commandes qui nécessitaient auparavant 12 minutes de saisie ne prennent désormais plus aucune minute de travail.
• C'est l'heure de corriger les erreurs. Moins il y a de transcriptions manuelles, moins il y a d'erreurs de commande à repérer, à créditer et à réexpédier.
• Appels entrants concernant le statut des commandes. Lorsque les acheteurs suivent leurs commandes en ligne, le service client reçoit moins d'appels courants et peut ainsi résoudre plus rapidement les véritables problèmes.
• Traitement des commandes en dehors des heures d'ouverture. Les acheteurs situés dans différents fuseaux horaires peuvent passer leurs commandes à toute heure et les voir traitées automatiquement, sans avoir à attendre qu'un membre du personnel soit disponible le lendemain matin.
• Temps consacré au rapprochement des factures. Grâce à la transmission en continu des données relatives aux prix et aux commandes depuis iScala, le service comptable passe moins de temps à faire correspondre les factures aux commandes et à rechercher les écarts.

Comment se concrétisent en pratique trois scénarios d'intégration entre iScala et BigCommerce ?

Nous avons mis en place des intégrations iScala + BigCommerce pour des entreprises dont les situations opérationnelles de départ étaient très différentes. Voici trois scénarios réalistes qui illustrent comment l'architecture s'adapte en fonction des besoins.

Scénario n° 1 : synchronisation de base des commandes pour un distributeur disposant d'un seul entrepôt

Un distributeur disposant d'un seul entrepôt et appliquant une grille tarifaire simple souhaitait ne plus avoir à ressaisir manuellement les commandes. Nous avons mis en place un flux de commandes unidirectionnel de BigCommerce vers iScala, ainsi qu'une synchronisation des stocks depuis iScala vers la boutique en ligne.

Cela a permis de résoudre le problème principal : les commandes n'étaient plus saisies manuellement et les stocks s'affichaient correctement. Ce qui n'a pas changé, en revanche, c'est leur modèle de tarification. Ils continuaient d'appliquer les prix catalogue à tous leurs clients, car ils n'avaient pas de tarifs contractuels à gérer. L'intégration s'est adaptée à leur niveau de complexité réel, sans en ajouter davantage.

Scénario n° 2 : Tarification personnalisée pour un fabricant ayant conclu des contrats négociés

Un fabricant vendait ses produits à des centaines de clients, pour chacun desquels des tarifs négociés étaient enregistrés dans iScala. Son personnel passait des heures à recouper les prix indiqués dans les devis avec ceux figurant sur les factures. Nous avons mis en place un système de synchronisation des tarifs qui transférait les tarifs contractuels de chaque client depuis iScala vers BigCommerce, afin que les acheteurs connectés puissent voir les tarifs qui leur étaient applicables.

Cela a permis d'éliminer presque entièrement la charge de travail liée aux litiges tarifaires. En revanche, cela n'a pas entraîné de restructuration de leur logique tarifaire. Leurs règles tarifaires iScala sont restées exactement telles quelles ; nous les avons simplement mises en évidence avec précision, sans les remanier. La leçon à en tirer est que la qualité des données tarifaires dans l'ERP est une condition préalable, et non une considération secondaire.

Scénario n° 3 : Gestion des stocks multi-entrepôts pour un grossiste régional

Un grossiste gérait ses stocks répartis dans plusieurs entrepôts et souhaitait que ses acheteurs puissent consulter des informations précises sur la disponibilité des produits, en fonction de leur emplacement. Nous avons mis en place une synchronisation des stocks entre plusieurs entrepôts, d'iScala vers BigCommerce, avec une logique d'acheminement des commandes permettant à chacune d'entre elles d'être traitée depuis le bon site.

Cela a permis aux acheteurs d'avoir une visibilité réelle sur les stocks et de réduire les commandes en attente. En revanche, cela n'a pas résolu le problème de leur processus de réapprovisionnement. L'intégration indiquait avec précision l'état des stocks, mais la décision concernant les quantités à commander et le moment de la commande restait du ressort des responsables et du système ERP. L'intégration fournit des informations fiables ; elle ne prend pas les décisions d'achat à votre place.

Ce que cela implique pour votre entreprise

La décision d'interconnecter iScala et BigCommerce n'est pas vraiment une décision d'ordre technologique. Il s'agit d'une décision opérationnelle comportant une dimension financière évidente. La bonne question n'est pas « pouvons-nous intégrer ces deux plateformes ? », car c'est presque certainement possible. La bonne question est « combien d'heures consacrons-nous au traitement manuel des commandes, et quel serait le gain à en supprimer la majeure partie ? »

Voici une méthode pratique pour mettre en place l'intégration. Celle-ci s'avère particulièrement pertinente lorsque vous disposez d'un volume de commandes significatif, que vous effectuez des saisies manuelles répétitives et que vos données ERP sont relativement propres. Elle est moins pertinente dans l'immédiat si votre volume de commandes est faible ou si vos données iScala doivent d'abord être nettoyées ; dans ce cas, le traitement des données doit précéder l'intégration.

Nous avons mis en place ces intégrations auprès de distributeurs disposant d’un seul entrepôt, de fabricants proposant des tarifs contractuels et de grossistes gérant plusieurs entrepôts ; nous privilégions donc une analyse honnête de l’adéquation plutôt que d’imposer un modèle unique. Si vous utilisez iScala et que votre équipe continue de saisir les commandes manuellement, la première étape consiste généralement en un audit des processus afin de déterminer précisément où le temps est consacré. Cela vous donne un chiffre concret à comparer aux coûts d’intégration avant de prendre toute décision.